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Quelles sont les obligations légales de l’entreprise?

Que vous soyez un entrepreneur en démarrage ou déjà établi, se lancer en affaires n’est pas un long fleuve tranquille. Outre les nombreux défis auxquels vous faites face au quotidien, comprendre et gérer le volet administratif d’une entreprise n’est pas chose facile et peut en rebuter plus d’un. Heureusement, Operio est là pour vous aider!

Nous avons regroupé les différentes obligations qu’une entreprise doit respecter afin d’être conforme aux différentes lois. En plus de la multitude de documents à fournir, certains d’entre eux doivent être mis à jour annuellement. Petit conseil : ajoutez des rappels dans vos calendriers pour ne pas dépasser les échéanciers.

Tour d’horizon des principaux documents à fournir :

L’immatriculation au registre des entreprises

Dès sa création, l’entreprise doit être immatriculée auprès du Registraire des entreprises par le biais d’une déclaration d’immatriculation. Cette dernière permet d’inscrire toutes les informations de l’entreprise dans un registre officiel, lesquelles seront accessibles par les citoyens, partenaires d’affaires et organismes gouvernementaux qui souhaitent transiger avec l’entreprise. Une fois immatriculée, le Registraire attribue un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). À noter que l’entreprise devra se soumettre aux obligations légales qui découlent de l’immatriculation durant toute son existence. Chaque année, elle est tenue de produire une déclaration de mise à jour annuelle, qu’elle ait ou non des changements à apporter aux renseignements figurant au registre.

Le livre des minutes

Le livre des minutes est un livre de société dans lequel on retrouve tout ce qui a trait à la vie de l’entreprise : les statuts de constitution de la société, les règlements, les procès-verbaux des assemblées, les résolutions, le nom des actionnaires et des administrateurs, les certificats d’actions émises, etc. La Loi sur les sociétés par actions (Québec) et la Loi canadienne sur les sociétés par actions exigent qu’une société ait un livre de minutes. Par ailleurs, un livre de minutes incomplet ou inexistant pourrait causer beaucoup d’embarras aux administrateurs de l’entreprise, puisqu’il sera exigé pour la vérification de fin d’exercice. De plus, sans le livre des minutes il est très difficile d’établir l’historique de la société. Les résolutions écrites permettent également de prouver que toutes les décisions importantes de l’entreprise ont été prises conformément à la loi et autorisées par les personnes en fonction. Dans le cadre d’un financement, sachez également que l’institution financière ou un investisseur potentiel peut vous demander d’avoir accès au livre des minutes. Une mise à jour annuelle du livre des minutes est donc de mise.

La déclaration de revenus des sociétés (T2) 

La déclaration des revenus des sociétés est obligatoire pour chaque année d’imposition. Pour cela, vous devez déterminer l’année d’imposition, chose nécessaire lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise. L’entreprise est tenue de payer les impôts dans les deux mois suivant la fin de l’exercice et vous avez jusqu’à six mois après la fin de votre année financière pour produire la déclaration T2 de votre entreprise. La déclaration T2 est obligatoire pour les sociétés canadiennes.

Les déductions à la source (DAS) 

La législation canadienne et québécoise impose aux administrateurs et aux dirigeants de sociétés de percevoir les différents types d’impôts, à savoir l’impôt fédéral, provincial ainsi que les charges sociales lors de l’émission des bulletins de paie et de remettre ces sommes aux autorités fiscales. Ces dites sommes sont appelées retenues à la source ou déductions à la source (DAS). Cette obligation de percevoir les retenues à la source s’applique à toutes les entreprises québécoises. Les administrateurs devraient s’assurer de mettre en place un processus adéquat de remise des DAS, car selon la loi, ils peuvent être tenus responsables d’effectuer personnellement le paiement des remises si l’entreprise ne respecte pas ses obligations.

Pour vous aider, l’Agence du revenu du Canada (ARC) propose une démarche en six étapes afin de mieux comprendre le fonctionnement de la DAS sur la paie :

  • Étape 1 : Déterminer votre statut;
  • Étape 2 : Ouvrir un compte de retenues sur la paie;
  • Étape 3 : Embaucher un employé;
  • Étape 4 : Calculer les retenues;
  • Étape 5 : Verser les retenues;
  • Étape 6 : Remplir et produire les déclarations de renseignements.

Notez également que les entreprises qui n’appliquent pas cette obligation des retenues à la source commettent une infraction et, par conséquent, peuvent encourir des pénalités et des amendes sévères. Ainsi, si l’entrepreneur oublie de déduire ou de retenir une somme, il encourt une pénalité de 15 % de la somme au Québec et de 10 % de la somme au fédéral.

Pour sauver du temps et de l’argent, ne négligez jamais l’aide d’un comptable. Que ce soit pour prendre en main votre comptabilité ou vous conseiller dans vos obligations légales, notre équipe d’experts peut vous accompagner dans la réussite de votre entreprise. Pour bénéficier d’une consultation gratuite avec l’un de nos experts dédiés, cliquez ici.